ПОЛИТИКА в отношении обработки персональных данных в ООО «Комон Джим»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) в ООО «Комон Джим» (ИНН 7841500519, ОГРН 1147847132223, адрес: 191014, г. Санкт-Петербург, переулок Басков, д. 12, Литер И) (далее – Общество) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых Обществом персональных данных, права субъектов персональных данных, обязанности Общества при обработке персональных данных, а также реализуемые Обществом требования к защите персональных данных.

1.2. Политика разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

1.3. Целью настоящей Политики является установление основных принципов и подходов к обработке и обеспечению безопасности персональных данных в Обществе.

1.4. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в Обществе вопросы обработки персональных данных работников Общества и других субъектов персональных данных, а также иных локальных актов, предусмотренных действующим законодательством в области персональных данных.

1.5. Действие Политики распространяется на все процессы в Обществе, связанные с обработкой персональных данных.

2. Перечень нормативных документов и правовые основания обработки персональных данных

2.1. Политика обработки персональных данных в Обществе определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
  • постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
  • постановление Правительства РФ от 06.07.2008 № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • приказ ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности»;
  • приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;
  • иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

2.2. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Общество осуществляет обработку персональных данных:

2.2.1. Федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Общества:

  • Гражданский кодекс Российской Федерации;
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
  • Трудовой кодекс Российской Федерации;
  • Налоговый кодекс Российской Федерации;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
  • постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • приказ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • приказ ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности»;
  • иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы исполнительных органов государственной власти.

2.2.2. Устав ООО «Комон Джим».

2.2.3. Договоры, заключаемые между Обществом и субъектом персональных данных.

2.2.4. Согласие на обработку персональных данных (в случаях, прямо не предусмотренных законодательством Российской Федерации, но соответствующих полномочиям Общества).

3. Основные понятия, используемые в настоящей Политике и в локальных нормативных актах Общества, регламентирующих вопросы обработки персональных данных

Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Общество – общество с ограниченной ответственностью «Комон Джим», являющееся в рамках Федерального закона «О персональных данных» оператором по обработке персональных данных, а именно: организующий и (или) осуществляющий самостоятельно или совместно с другими лицами обработку персональных данных, а также определяющий цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения Обществом или иным лицом, получившим доступ к персональным данным, требование не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания, предусмотренного федеральным законом.

4. Принципы и цели обработки персональных данных

4.1. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется на основе следующих принципов:

  1. обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
  2. обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
  3. не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  4. не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
  5. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  6. содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
  7. при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Обществом принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;
  8. хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
  9. обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.2. Обработка персональных данных в информационной системе персональных данных работниками Общества осуществляется в целях:

  1. осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на Общество, в том числе предоставление персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы; выполнение требований законодательства в сфере труда и налогообложения; организация кадрового учета, ведение бухгалтерского и налогового учёта, формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности; и др.;
  2. регулирования трудовых отношений с работниками Общества (содействие в трудоустройстве, содействие работникам в обучении и продвижении по службе, пользовании различного вида льготами в соответствии с законодательством Российской Федерации, контроль количества и качества выполняемой работы);
  3. подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с физическими и юридическими лицами, являющимися клиентами или контрагентами Общества;
  4. обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах Общества;
  5. исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
  6. осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом Общества, законодательством Российской Федерации, а также локальными нормативными актами Общества;
  7. в иных законных целях.

5. Перечень субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Обществе

Обществом осуществляется обработка полученных в установленном законом порядке персональных данных, принадлежащих кандидатам на замещение вакантных должностей; работникам Общества; родственникам работников; бывшим работникам; клиентам - физическим лицам, пользующихся услугами Общества, а также потенциальным клиентам; контрагентам - физическим лицам, заключившим с Обществом гражданско-правовые договоры; представителям клиентов/ контрагентов, уполномоченным представлять клиентов/ контрагентов; работникам/ представителям юридических лиц, имеющих договорные отношения с Обществом, с которыми взаимодействуют работники Общества в рамках своей деятельности; посетителям Общества.

6. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Обществе

6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Обществе, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Общества с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 4 Политики.

6.2. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в Обществе не осуществляется.

7. Порядок и условия обработки персональных данных

7.1. Общество осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных в сроки, необходимые для достижения целей обработки персональных данных.

7.2. В Обществе запрещается принятие решений на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных, которые порождают юридические последствия в отношении субъекта персональных данных, или иным образом затрагивают его права и законные интересы, кроме случаев и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

7.3. Общество вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, на основании заключаемого с этим лицом договора, обязательным условием которого является соблюдение этим лицом принципов и правил обработки персональных данных, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».

7.4. Персональные данные не раскрываются третьим лицам и не распространяются иным образом без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. При раскрытии (предоставлении) персональных данных третьим лицам соблюдаются требования к защите обрабатываемых персональных данных.

7.5. Представители органов государственной власти (в том числе, контролирующих, надзорных, правоохранительных, дознания и следствия и иных уполномоченных органов по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации) получают доступ к персональным данным, обрабатываемым в Обществе, в объеме и порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7.6. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется с согласия субъекта персональных данных кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации, с соблюдением требований конфиденциальности персональных данных, установленных ст. 7 Федерального закона «О персональных данных», а также принятием мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей по обработке и защите персональных данных, установленных законодательством Российской Федерации.

7.7. В целях внутреннего информационного обеспечения Общество может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, абонентский номер, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.

7.8. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

7.9. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

7.10. В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки, персональные данные подлежат их актуализации Обществом, а обработка прекращается, соответственно.

7.11. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, в установленные законодательством Российской Федерации сроки, если:

  • иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
  • Общество не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или иными федеральными законами;
  • иное не предусмотрено иным соглашением между Обществом и субъектом персональных данных.

7.12. Общество предоставляет субъекту персональных данных или его представителю сведения, касающиеся обработки его персональных данных, по соответствующему обращению или запросу субъекта персональных данных или его представителя в доступной форме и не содержащие персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Запрос субъекта персональных данных или его представителя на получение сведений, касающихся обработки его персональных данных Обществом, должен содержать:

  1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, а также в случае обращения представителя реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя субъекта персональных данных;
  2. сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Обществом (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Обществом;
  3. подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общество рассматривает запрос/обращение субъекта персональных данных либо его представителя/отзыв согласия на обработку персональных данных и предоставляет на него ответ в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  1. на получение информации, касающейся обработки его персональных данных. Право субъекта персональных данных на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, может быть ограничено в случаях, установленных Федеральным законом «О персональных данных»;
  2. требовать от Общества уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
  3. на отзыв согласия на обработку персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Общество вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Федеральном законе «О персональных данных» или другими федеральными законами;
  4. на принятие предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации мер по защите своих прав;
  5. на обжалование действий или бездействия Общества, осуществляющего обработку его персональных данных с нарушением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных или иным образом нарушившего его права и свободы, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
  6. на осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

9. Обязанности Общества

9.1. Общество обязано предоставить субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса от субъекта персональных данных или его представителя информацию, касающуюся обработки персональных данных субъекта персональных данных, в случаях, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

9.2. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Общество обязано обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».

9.3. Общество несет иные обязанности, установленные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

10. Меры Общества, направленные на обеспечение выполнения обязанностей по обработке и защите персональных данных

10.1. Общество самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

10.2. В Обществе принимаются следующие меры по обеспечению выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» в области обработки персональных данных:

  1. назначается ответственный за организацию обработки персональных данных;
  2. принимаются локальные нормативные акты и иные документы по вопросам обработки и защиты персональных данных;
  3. применяются правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»;
  4. осуществляется внутренний контроль соответствия обработки персональных данных в Обществе Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, Политике, локальным актам в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных;
  5. осуществляется ознакомление работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, ознакомление с Политикой, локальными актами Общества по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.

10.3. С целью обеспечения безопасности персональных данных при их обработке Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

10.4. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами Общества, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Общества.

11. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных

11.1. Контроль за соблюдением Обществом и его работниками законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в Обществе законодательству Российской Федерации и локальным нормативным актам Общества в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.

11.2. Внутренний контроль за соблюдением Обществом и его работниками законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных осуществляется ответственным за организацию обработки персональных данных в Обществе.

11.3. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных и защиту обрабатываемых в Обществе персональных данных, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.